Orice instituție, oricât de mare sau oricât de mică, nu poate funcționa eficient fără acea persoană care gestionează și organizează toate activitățile managerului. Secretara este cea care ne face sau nu intrarea la șef, cea care decide dacă un document ajunge sau nu la șef, cea care influențează de fapt deciziile șefului.

Deși nu li se acordă niciodată meritul cuvenit, secretarele joacă un rol vital în formarea unei bune imagini despre companie. Degeaba se chinuie departamentul de PR să deruleze campanii de relații publice dacă tonul și atitudinea secretarei care preia telefoane sau care primește clienții este una care lasă de dorit.

Secretarele așa cum le știu eu și ar trebui să fie nu sunt tocmai acele domnișoare cu titulatura de Office Assistant care fac copii xerox, îndosariază hârtii, primesc oaspeți și le oferă cafele sau ceai verde. Secretarele reprezintă primul contact cu instituția, de aceea este extrem de important ca ele să fie zâmbitoare, sociabile, curate și mereu pregătite să rezolve problemele care apar în companie.

Într-un anunț de angajare dintr-un ziar american, descrierea cerințelor secretarei era exact așa:

”Un metabolism ce pare să se îmbogăţească sub presiune,

Un instinct natural de a face ordine în haos,

Un apetit pentru cele mai grele probleme şi capacitatea de a le rezolva fără supraveghere,

Capacitate deosebită în păstrarea secretelor,

Îndemînarea de a trata cu cele mai dificile persoane, categorie în care se poate încadra chiar şi şeful lui sau al ei.”

(more…)