Orice instituție, oricât de mare sau oricât de mică, nu poate funcționa eficient fără acea persoană care gestionează și organizează toate activitățile managerului. Secretara este cea care ne face sau nu intrarea la șef, cea care decide dacă un document ajunge sau nu la șef, cea care influențează de fapt deciziile șefului.

Deși nu li se acordă niciodată meritul cuvenit, secretarele joacă un rol vital în formarea unei bune imagini despre companie. Degeaba se chinuie departamentul de PR să deruleze campanii de relații publice dacă tonul și atitudinea secretarei care preia telefoane sau care primește clienții este una care lasă de dorit.

Secretarele așa cum le știu eu și ar trebui să fie nu sunt tocmai acele domnișoare cu titulatura de Office Assistant care fac copii xerox, îndosariază hârtii, primesc oaspeți și le oferă cafele sau ceai verde. Secretarele reprezintă primul contact cu instituția, de aceea este extrem de important ca ele să fie zâmbitoare, sociabile, curate și mereu pregătite să rezolve problemele care apar în companie.

Într-un anunț de angajare dintr-un ziar american, descrierea cerințelor secretarei era exact așa:

”Un metabolism ce pare să se îmbogăţească sub presiune,

Un instinct natural de a face ordine în haos,

Un apetit pentru cele mai grele probleme şi capacitatea de a le rezolva fără supraveghere,

Capacitate deosebită în păstrarea secretelor,

Îndemînarea de a trata cu cele mai dificile persoane, categorie în care se poate încadra chiar şi şeful lui sau al ei.”

(more…)

În ultimele luni am fost destul de ocupată, motiv pentru care am scris mai puțin. Însă o dată cu noul an și cu noile schimbări am revenit la această pasiune. Astăzi încep în forță cu un articol despre lucruri și fapte întâlnite sau reîntâlnite în mediul de afaceri în ultima perioadă.

Să practici meseria de Specialist Relații Publice mai ales în zona Moldovei nu este un lucru prea ușor. Cea mai mare provocare în PR nu este cantitatea imensă de muncă sau stresul lucrurilor făcute perfect. Cea mai mare provocare în PR este mentalitatea managerului cu care lucrezi.

Așadar, pentru toți managerii de firme care și-au angajat oameni în PR și nu îi folosesc cum trebuie:

1.Firma nu poate face vânzări fără imagine, fără reputație, fără un nume, fără credibilitate. Cel puțin nu vânzări mari sau de lungă durată. Dacă îți stresezi angajații non-stop cu expresii de genul ”Vinde! Vinde! Vinde!”, fii sigur că multe lucruri vor scârțâi la un moment dat;

2.Nu te mira dacă fluxul de angajați este unul foarte mare. Comunicarea internă este foarte importantă și practic de la ea pornește tot succesul firmei tale. Dacă angajații sunt nemulțumiți și nu sunt nici măcar ascultați, e clar că vor pleca spre ceva mai bun. Fii uman atât cu angajații cât și cu clienții. Pune-te în pielea lor înainte de a face afirmații și mai ales negații. Când începi toate răspunsurile cu un ”NU” răspicat demonstrezi lipsă de flexibilitate, absurditate și lipsă de respect;

3.Nu te aștepta să năvălească clienții pe ușă dacă tu te încăpățânezi să rămâi închis în firmă și să nu participi la nici un eveniment extern. Nu poți avea vânzări dacă lumea nu te cunoaște și ieși în evidență;

4.Dacă îți bombardezi încontinuu clienții cu oferte și o faci chiar și în zilele când alții trimit doar felicitări cu urări de sărbători, mai mult ca sigur că îți vei pierde din credibilitate;

5.Responsabilitatea socială și organizarea de evenimente sunt extrem de importante pentru credibilitatea, vizibilitatea și notorietatea firmei, așa că nu ignora tocmai lucrurile care te pot ajuta să te dezvolți;

(more…)

Oamenii reacţionează foarte diferit la cuvintele, atitudinile şi comportamentele celor din jur. Mai ales când acestea vin de la „şeful cel mare”.

Există câteva expresii sau cuvinte pe care managerii ar trebui sau nu să le folosească atunci când comunică cu proprii angajaţi:

10 expresii pe care NU trebuie să le folosească un manager:

(more…)

De-a lungul anilor de muncă mi-a fost dat să văd multe tipuri de companii şi, implicit, multe tipuri de şedinţe. Şi dacă stau bine să mă gândesc, cea mai eficientă şi mai productivă companie era cea în care se ţineau cele mai puţine şedinţe.

Am văzut şi companii în care aveau loc câteva şedinţe pe zi, adică oamenii stăteau mai mult în şedinţe, întrebaţi care este activitatea lor şi forţaţi să vină consant cu idei. Da, e ok să îţi întrebi angajaţii ce mai fac, dacă totul este în regulă, dacă au nevoie de ceva. Dar nu zilnic sau de câteva ori pe zi.

Dar hai să îţi enumăr câteva reguli pe care le-am învăţat şi eu în aceşti ani şi pe care le recomand cu mare căldură celor care convoacă şedinţe:

(more…)